E-Mail Blacklist – cleversolution

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E-Mail Blacklist Plugin

Mit dem E-Mail Blacklist Plugin können Sie Aufträge automatisiert nach bestimmten E-Mail-Adressen, Domains und Adressdaten (Nachname, Straße, Ort und Postleitzahl, Land, UST-IdNr.) filtern. Für die Filterung werden die Daten aus der Auftrags-Rechnungsadresse und/oder aus der Auftrags-Lieferadresse berücksichtigt. Um mehr Flexibilität (z.B. für eine Filterung von Inseln) zu gewährleisten, stehen Ihnen 4 Blacklists zur Verfügung, die manuell oder automatisch befüllt werden können.

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>> E-Mail Blacklist

1. Plugin-Einstellungen: Daten hinzufügen

In den Plugin-Einstellungen im Menüpunkt Plugins » PluginSet wählen » E-Mail Blacklist wählen » Konfiguration können Sie einstellen welche Daten in den jeweiligen Blacklisten gespeichert werden sollen, wenn die Ereignis-Aktion Blacklist 1-4: Daten hinzufügen ausgeführt wird. Zusätzlich zur E-Mail-Adresse können Nachname, Straße, Ort, Postleitzahl, Land und UST-IdNr. aus der Auftrags-Rechnungsadresse und aus der Auftrags-Lieferadresse in den Blacklisten gespeichert werden.

1.1. Plugin-Einstellungen Filter: Daten enthalten

In den Plugin-Einstellungen können Sie die Ereignis-Filter Blacklist X: Daten enthalten X konfigurieren. Pro Blacklist (1-4) stehen Ihnen zwei Filter zur Konfiguration frei. Diese Filter prüfen anhand der aktivierten Felder, ob eine Übereinstimmung innerhalb eines Datensatzes vorhanden ist. Folgende Filter können genutzt werden: E-Mail, Domains, Nachname, Straße, Ort, Postleitzahl, PLZ-Bereich, Land und UST-IdNr. “PLZ-Bereich” erlaubt neben der Prüfung auf einzelne PLZ ebenfalls die Angabe von PLZ-Bereichen. Näheres erfahren Sie im Kapitel 2.1.

Wenn “E-Mail” ausgewählt ist, dann wird “Domain” in der Suche ignoriert. Ist “PLZ” aktiv, werden “PLZ-Bereiche” ignoriert.

1.1.1. Beispiel Filter: Daten enthalten

Eingestellte Filterparameter in Blacklist 1: Daten enthalten 1: (Nach)Name, Straße, Ort, Postleitzahl.

Suche nach: mueller, musterstr., Kassel, 34125

Blacklist 1 enthält:

ID	E-Mail	Nachname	Straße	Ort	Plz	Land	UST-IdNr.
1	muster@web.de	mueller	gasse	Kassel	34125	DE	DE250560748
2	muster2@web.de	peter	–	–	–	–	–
3	muster3@web.de	mueller	musterstr.	Kassel	34125	–	–

Eine Übereinstimmung liegt bei ID 3 vor und würde die Aktion er Ereigsnisaktion starten lassen.

1.2. Ereignis einrichten

Sobald Sie das Plugin wie oben im aufklappbaren Bereich Erste Schritte und Anforderungen beschrieben in Productive bereitgestellt haben, ist das Plugin in den Auftrags-Ereignisaktionen Einrichtung » Aufträge » Ereignisse bei Aktionen und Filter im Ordner Plugins sichtbar.

Sie können nun die Aktionen E-Mail Blacklist X: Daten hinzufügen verwenden, um zuvor ausgewählte Felder aus der Adresse/des Kontaktes in eine der vier Blacklist automatisch aufzunehmen. (Siehe Anwendungsbeispiel in Kapitel 1.3.)

Folgende Filter für eine feinere Einstellung im Bezug auf die Blacklists stehen Ihnen zur Verfügung:

Filter	Erklärung
E-Mail Blacklist 1: E-Mail enthalten	Prüfung, ob die E-Mail-Adresse oder Domain in Blacklist 1 vorhanden ist. Wenn keine E-Mail gefunden wurde, wird automatisch nach Domains gesucht.
E-Mail Blacklist 1: Name enthalten	Prüfung, ob der Nachname in Blacklist 1 vorhanden ist
E-Mail Blacklist 1: Straße enthalten	Prüfung, ob der Ort in Blacklist 1 vorhanden ist
E-Mail Blacklist 1: PLZ enthalten	Prufung, ob die Postleitzahl in Blacklist 1 vorhanden ist
E-Mail Blacklist 1: Daten enthalten 1	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 1 vorhanden sind. (1. Konfiguration)
E-Mail Blacklist 1: Daten enthalten 2	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 1 vorhanden sind. (2. Konfiguration)
E-Mail Blacklist 2: Daten enthalten 1	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 2 vorhanden sind. (1. Konfiguration)
E-Mail Blacklist 2: Daten enthalten 2	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 2 vorhanden sind. (2. Konfiguration)
E-Mail Blacklist 3: Daten enthalten 1	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 3 vorhanden sind. (1. Konfiguration)
E-Mail Blacklist 3: Daten enthalten 2	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 3 vorhanden sind. (2. Konfiguration)
E-Mail Blacklist 4: Daten enthalten 1	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 4 vorhanden sind. (1. Konfiguration)
E-Mail Blacklist 4: Daten enthalten 2	Prüfung, ob die Werte in den aktivierten Felder in Blacklist 4 vorhanden sind. (2. Konfiguration)

Wenn alle Werte innerhalb eines Datensatzen bei einem Filter übereinstimmen sollen, dann muss als entsprechender Filter “E-Mail Blacklist X: Daten enthalten X” verwendet werden.

1.3. Anwendungsbeispiel: Wie werden Daten automatisch in eine Blacklist übernommen?

Erstellen Sie eine neue Ereignisaktion mit dem Namen Auf Blacklist setzen
Wählen Sie das Ereignis “Statuswechsel” -> Status: “Mahnung versendet”
Wählen Sie die Aktion E-Mail Blacklist 1: Daten hinzufügen aus und fügen diese hinzu
Setzen Sie den Haken bei ‘Aktiv’
Speichern Sie die Ereignisaktion

Sobald eine Mahnung zu einem Auftrag versendet und der Status auf “Mahnung versendet” gestellt wird, werden die Daten der aktivierten Felder aus der Rechnungsadresse und der Lieferadresse in der Blacklist 1 Tabelle gespeichert, sobald eine Mahnung versendet wird.

1.4. Anwendungsbeispiel: Wie kann ich auf E-Mail-Adressen prüfen?

Erstellen Sie eine neue Ereignisaktion mit dem Namen E-Mail-Adresse auf Blacklist überprüfen
Wählen Sie das Ereignis “Statuswechsel” -> Status: “Warten auf Freischaltung”
Wählen Sie den Filter E-Mail Blacklist 1: E-Mail enthalten aus und fügen diesen hinzu
Wählen Sie die Aktion Auftrag » Markierung ändern aus und fügen diese hinzu
Setzen Sie den Haken bei ‘Aktiv’
Speichern Sie die Ereignisaktion

Nun wird beim Statuswechsel eines Auftrages auf “Warten auf Freischaltung” geprüft, ob in der Rechnungsadresse und/oder in der Lieferadresse eine E-Mail-Adresse oder Domain angegeben wurde, die auch in der E-Mail Blacklist 1 enthalten ist. Wenn die E-Mail-Adresse/Domain mit einer Eingabe in der Blacklist übereinstimmt, dann wird die Aktion Markierung ändern ausgeführt. Markierte Aufträge können nun in der Auftragsübersicht (Aufträge » Aufträge bearbeiten) anhand der Markierung gesucht und anschließend gesondert bearbeitet werden.

1.5. Anwendungsbeispiel: Wie kann ich auf Inseln/Postleitzahlen prüfen?

Bestimmte Inseln/PLZ filtern mit “E-Mail Blacklist 2: Daten enthalten 1”:

Befüllen Sie die Blacklist 2 im Menü Einrichtung » CRM » EmailBlacklist mit PLZ und Land als “ISO-Code-2” (ISO 3166-Alpha2: Deutschland -> DE, Niederlande -> NL, Großbritannien -> GB usw.), um Ihre Liste entsprechend Ihren Kriterien anzupassen.
Konfigurieren Sie den Filter E-Mail Blacklist 2: Daten enthalten 1 mit mindestens PLZ und Land
Erstellen Sie ein neues Ereignis (z.B. Statuswechsel: Warten auf Freischaltung)
Fügen Sie den Filter E-Mail Blacklist 2: Daten enthalten 1 hinzu
Fügen Sie die Aktion Markierung ändern hinzu und wählen eine Markierung aus
Setzen Sie den Haken bei ‘Aktiv’
Speichern Sie die Ereignisaktion

Nun wird geprüft, ob die Postleitzahl und das Land von der Rechnungsadresse oder Lieferadresse in der Blacklist 2 Tabelle vorhanden ist. Falls es eine Übereinstimmung gibt, wird die Aktion Markierung ändern ausgeführt. Der Auftrag kann nun gesondert bearbeitet werden.

2. Daten manuell hinzufügen

Sie können im Menü Einrichtung » CRM » EmailBlacklist Daten manuell zu den jeweiligen Blacklists hinzufügen oder löschen. Außerdem lassen sich die jeweiligen Blacklist Tabellen komplett leeren, klicken Sie dazu auf den Button Alle Daten löschen.

Beachten Sie bei der Eingabe des Landes, dass der “ISO-Code-2” für das Land verwendet wird. Anstatt “Deutschland” also “DE”. Weitere Ländercodes können Sie der ISO-3166-Alpha2 entnehmen, die z.B. hier.

2.1. Besonderheit: Domains

Wenn Sie nach Domains filtern möchten, dann muss die Domain manuell zu einer Blacklist hinzugefügt werden. Empfehlenswert wäre die Eingabe von sogenannten “Wegwerf-E-Mail-Adressen”, die nur eine kurze Zeit aktiv sind.

Bitte beachten Sie, dass das Format `@wegwerfemail.de` für die Domainprüfung verwendet wird.

2.1. Besonderheit: Postleitzahlen/Postleitzahlenbereiche

Neben der Eingabe von einzelnen Postleitzahlen besitzen Sie die Möglichkeit Bereiche zu setzen und müssen nicht jede einzelne Postleitzahl eingeben, es ist hier notwendig, dass das Land im Blacklisteintrag angegeben ist. Mit dem Prozentzeichen % werden die “eingeschlossenen” Zeichen geprüft.

Beispiele (für DE):

Feste Postleitzahl: 83256-> sucht nur nach 83256
Fester Postleitzahlenbereich: 25996-25999 -> sucht nach Postleitzahlen zwischen 25996 und 25999
Flexibler Postleitzahlenbereich: %341% -> sucht nach Postleitzahlen mit 341 z.B. 34117, 34125 und 34199 oder %FO%100-%FO%999 -> sucht nach Postleitzahlen mit FO und einem Bereich zwischen 100 und 999

Kombination, wie sie bei Großbritannien (GB) auftreten, können wie folgt abgefangen werden:

Nordirland: %BT%

Bei Bereichen, die feiner sind, wie für die Isles of Scilly, zu denen der Bereich mit “TR21-25” angegeben ist, muss dies in kleinere Bereiche für die Blacklists geteilt werden. Hier:

%TR21%, %TR22%, %TR23%, %TR24%, %TR25%

Nur so können z.B. TR21 0NA Pilot’s Retreat, TR22 0PL Coastguard Cottages oder TR25 0QW Middle Town speziell gefiltert werden.

– Die Auswahl `PLZ` für die Blacklist darf nicht aktiv sein, da die Auswahl die Suche nach dem PLZ-Bereich negiert.
– Unbedingt die Länderangabe im Blacklist-Eintrag setzen, damit der Bereich auch korrekt geprüft werden kann.
– Achten Sie darauf, dass der Bindestrich `-` für die Bereiche genutzt wird, da der Gedankenstrich `–` und Geviertstrich `—` nicht verarbeitet werden kann.